Значиццо так.
Вы уже ответили на вопрос МГ - когда кто заезжает?
Если нет, то ответьте.
И, в любом случае, надо как-то скоординитоваться.
Можно заезжать в четверг вечером. Можно - в пятницу (напоминаю, что пяница - 9е мая, то есть самый что ни на есть праздничный день!). Парад - в полдень, в пятницу (ну, то есть мы взрослые люди и понимаем, что он задержится, но мы также понимаем, что мы и сами протормозим 
).
Лично я приезжаю в пятницу рано утром и сразу - с Московского на Финляндский.
Вы - как???
Поедет ли кто-нибудь заранее, чтобы с четверга обжить орденский домик? Есть ли в этом необходимость?
Поедем ли мы компанией, или добираемся поодиночке, тайными тропами, чтобы не привлекать внимания?
И ещё. Что у нас с машинками?
Лёша, подверди пожалуйста, что сейчас с твоим транспортным средством? Ты сможешь закупить еду и довезти её до места, или тебе нужна помощь (кстати, смета жрачки где???)
Никита, ты на машине или своим ходом? Если пешком, то довезёшь ли кальян, или в целях сохранности лучше его везти на машине?
Виктория Васильевна, если господам, указанным в предыдущих двух абзацах, потребуется помощь транспортного характера, ваш мужественный рыцарь Михаил согласится помочь бедным ролевым донам?
)))))